Chính sách bảo vệ thông tin khách hàng tại TektraHomes
TektraHomes cam kết bảo vệ tối đa quyền riêng tư và sự an toàn dữ liệu cá nhân cũng như thông tin doanh nghiệp của mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tư vấn, khảo sát và tìm kiếm mặt bằng văn phòng. Chính sách này quy định rõ mục đích, phạm vi thu thập, thời gian lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật được áp dụng nhằm đảm bảo an toàn thông tin theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật hiện hành.
1. Mục đích thu thập thông tin cá nhân và doanh nghiệp
TektraHomes chỉ thu thập các thông tin cần thiết phục vụ trực tiếp cho hoạt động tư vấn và cung cấp dịch vụ thuê văn phòng, bao gồm:
Tư vấn và đề xuất mặt bằng: Xử lý yêu cầu tìm kiếm sàn văn phòng phù hợp với quy mô nhân sự, ngân sách và vị trí mong muốn.
Gửi báo giá và thông tin thị trường: Cung cấp danh sách sàn trống, bảng phân tích giá thuê, tài liệu tòa nhà và hợp đồng mẫu theo yêu cầu.
Hỗ trợ khảo sát thực địa: Sắp xếp lịch hẹn giữa khách hàng và ban quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư.
Hỗ trợ pháp lý và hợp đồng: Hướng dẫn các thủ tục đàm phán, ký kết hợp đồng thuê, đăng ký địa chỉ kinh doanh và hóa đơn chứng từ.
Chăm sóc sau bàn giao: Tiếp nhận phản hồi, giải quyết khiếu nại và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian vận hành.
2. Phạm vi thông tin thu thập
Thông tin được thu thập thông qua biểu mẫu đăng ký trên website, cuộc gọi hotline, tin nhắn Zalo, email hoặc trao đổi trực tiếp trong quá trình khảo sát thực địa:
Thông tin liên hệ cơ bản: Họ và tên người đại diện/đầu mối liên hệ, số điện thoại, địa chỉ email, chức vụ.
Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở hiện tại.
Thông tin nhu cầu thuê: Diện tích mặt bằng, khu vực quan tâm, mức ngân sách dự kiến, thời gian chuyển văn phòng, các yêu cầu kỹ thuật đặc thù (chỗ đỗ xe, thời gian làm ngoài giờ, điện 3 pha).
Dữ liệu kỹ thuật tự động: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời gian truy cập và hành vi duyệt trang thông qua hệ thống phân tích web (nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng trên website).
3. Phạm vi sử dụng thông tin và nguyên tắc chia sẻ
TektraHomes cam kết sử dụng thông tin khách hàng trong phạm vi nội bộ và phục vụ đúng mục đích đã thông báo.
Không thương mại hóa dữ liệu: TektraHomes tuyệt đối không bán, cho thuê, trao đổi hoặc chuyển giao thông tin của khách hàng cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích thương mại hoặc quảng cáo trái phép.
Chia sẻ cho đối tác liên quan trực tiếp: Thông tin liên hệ và nhu cầu của khách hàng chỉ được cung cấp cho chủ sở hữu tòa nhà, ban quản lý hoặc đơn vị vận hành khi có sự đồng ý của khách hàng nhằm phục vụ việc xếp lịch xem sàn và làm thủ tục hợp đồng.
Cung cấp theo yêu cầu pháp lý: TektraHomes có nghĩa vụ cung cấp thông tin trong trường hợp có yêu cầu bằng văn bản từ các cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam.
4. Thời gian lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu cá nhân và thông tin nhu cầu của khách hàng được lưu trữ nội bộ trên hệ thống CRM an toàn của TektraHomes cho đến khi hoàn tất giao dịch thuê hoặc khi nhận được yêu cầu hủy bỏ từ phía khách hàng.
Các hồ sơ chứng từ liên quan đến hợp đồng môi giới/tư vấn đã hoàn tất sẽ được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán và Luật Thuế.
5. Biện pháp bảo mật và an toàn thông tin
TektraHomes áp dụng các tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật và quy trình quản trị chặt chẽ nhằm bảo vệ dữ liệu trước nguy cơ mất mát, truy cập trái phép hoặc rò rỉ:
Mã hóa dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu truyền tải trên website được bảo vệ thông qua giao thức mã hóa an toàn SSL/TLS (HTTPS).
Phân quyền truy cập nội bộ: Chỉ nhân sự chuyên trách (quản lý trực tiếp, chuyên viên tư vấn phụ trách hợp đồng) mới được cấp quyền truy cập dữ liệu khách hàng theo từng phân quyền cụ thể.
Hệ thống máy chủ bảo mật: Dữ liệu lưu trữ trên hệ thống máy chủ đạt chuẩn an ninh mạng, được sao lưu định kỳ và trang bị tường lửa chống tấn công.
6. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân
Khách hàng có toàn quyền kiểm soát thông tin cá nhân của mình thông qua các quyền sau:
Quyền kiểm tra và yêu cầu chỉnh sửa: Yêu cầu TektraHomes cung cấp bản sao thông tin đang lưu trữ hoặc cập nhật khi có thay đổi.
Quyền yêu cầu xóa hoặc ngừng sử dụng dữ liệu: Khách hàng có quyền yêu cầu xóa toàn bộ thông tin liên hệ khỏi hệ thống bất kỳ lúc nào bằng cách gửi văn bản hoặc email tới ban quản trị.
Quyền từ chối nhận thông tin: Khách hàng có thể từ chối nhận các email bản tin thị trường hoặc cuộc gọi tư vấn bằng cách thông báo trực tiếp qua hotline hoặc nhấn nút hủy đăng ký trong email.
7. Thông tin đơn vị thu thập và xử lý dữ liệu
Mọi thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến việc bảo mật và chỉnh sửa thông tin cá nhân, khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng của TektraHomes:
Đơn vị vận hành: Nền tảng Cho thuê Văn phòng TektraHomes
Hotline / Zalo hỗ trợ bảo mật: 0879 83 3879
Email tiếp nhận phản hồi: cskh@tektra.vn
Website: https://tektrahomes.vn
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày đăng tải và có thể được cập nhật định kỳ để phù hợp với quy định pháp luật mới nhất. Mọi thay đổi sẽ được thông báo công khai trên website chính thức của TektraHomes.
