Kinh nghiệm thuê văn phòng thực tế, nhất định phải biết

1. Xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp

Việc xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp là vấn đề quan trọng đầu tiên, cụ thể bạn cần hiểu được: doanh nghiệp bạn nên thuê loại hình nào là phù hợp, thuê ở khu vực nào, thời gian thuê bao lâu,... Chúng ta sẽ cùng phân tích và xác định rõ nhu cầu qua những kinh nghiệm thuê văn phòng sau đây nhé.

Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn văn phòng thuê phù hợp

1.1 Thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng riêng

Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ ít người, những freelancer tạm thời không có nơi làm việc cố định. Đây là mô hình cho thuê chỗ ngồi làm việc trong không gian chung, được sử dụng đầy đủ các tiện ích hiện hữu. Loại hình này phù hợp với đối tượng muốn tiết kiệm chi phí, có thể chia sẻ phí giữa các doanh nghiệp với nhau.

Hình thức thuê văn phòng chia sẻ được chia làm 3 loại:

• Chỗ ngồi cố định: Là loại hình có vị trí chỗ ngồi cố định trong văn phòng, được người thuê sử dụng cố định lâu dài mỗi tháng hoặc dùng toàn thời gian. Phù hợp với những người không muốn thường xuyên thay đổi không gian làm việc và những freelancer làm việc lâu dài.
• Chỗ ngồi linh hoạt: Phù hợp với nhu cầu của các nhân viên hay đi công tác, cá nhân kinh doanh tự do, những người ưa thích đổi mới không gian làm việc. Thời gian thuê với mô hình này thường là thuê theo giờ, buổi hoặc ngày thay vì thuê toàn thời gian.
• Văn phòng riêng: Phù hợp với đội nhóm có lượng nhân viên gia tăng, những công ty khởi nghiệp. Hoặc những công ty mở rộng thị trường, chưa có nguồn tiền ổn định cũng phù hợp với mô hình này. Văn phòng riêng có không gian tách biệt đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp với sức chứa lên tới 15 người.

Mô hình văn phòng chia sẻ giúp tiết kiệm chi phí

Với mô hình này các cá nhân và doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí thuê phòng, chi phí xây dựng và thiết kế văn phòng, đặc biệt có địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp ở các khu vực trung tâm. Nếu bạn không muốn bỏ ra số tiền lớn để thuê văn phòng thì đây là một trong những tips hay về kinh nghiệm thuê văn phòng mà bạn nên biết.

1.2 Thuê căn hộ chung cư, officetel

Việc sử dụng chung cư biến thành văn phòng làm việc không quá xa lạ trên thị trường. Nắm bắt nhu cầu đó các officetel xuất hiện, tạo nên mô hình mới kết hợp giữa văn phòng làm việc và căn hộ. Officetel phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có nhân viên từ 4-10 người hoặc là công ty khởi nghiệp vốn còn hạn chế. Đồng thời loại văn phòng này cũng được các công ty nước ngoài đánh giá cao vì sự tiện nghi.

Không gian tiện ích cho người thuê văn phòng

Diện tích của mô hình này thường từ 30m2-50m2 và lớn hơn. Loại hình này có trang thiết bị, nội thất khá hiện đại, thừa hưởng những điểm mạnh chung như: Cư dân, tiện ích nội - ngoại khu,... So với các văn phòng trong cao ốc giá thuê căn hộ và officetel thường rẻ hơn. Tuy nhiên, thời hạn sử dụng của mô hình này thường bị giới hạn trong 50 năm.

>>>> THAM KHẢO NGAY: Cho thuê văn phòng 22m2 trọn gói giá rẻ chỉ từ 9.200.000đ

1.3 Thuê nhà nguyên căn, building, cao ốc

Rút ra từ những kinh nghiệm thuê văn phòng thì đây là mô hình được đánh giá là loại văn phòng chuyên nghiệp nhất, được lựa chọn nhiều nhất nhờ vào không gian gần gũi, diện tích thoải mái nên các doanh nghiệp khá ưa chuộng thuê làm văn phòng. Nhà nguyên căn, building, cao ốc được phát triển trên nền tảng nhà ở nên khi sử dụng làm văn phòng vẫn có thể kết hợp để ở mà không sợ mất sự riêng tư.

Nội thất văn phòng sang trọng, tinh tế

Tùy thuộc vào diện tích, vị trí và đặc điểm kiến trúc mà giá thuê sẽ có sự khác nhau. Biệt thự có giá khá cao ngược lại nhà nguyên căn có giá bình dân. Tuy nhiên, loại hình cho thuê này có nhược điểm khá lớn là thiếu sự chuyên nghiệp và chỉ phù hợp với những công ty có số lượng nhân viên và quy mô không quá đông.

2. Cân nhắc giá cả thuê văn phòng

Kinh nghiệm thuê văn phòng tiếp theo mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đó là xem xét về giá cả thuê phòng để tránh chi phí phát sinh so với tiềm lực công ty. Bạn nên xem xét giá ở nhiều văn phòng khác nhau để biết đúng giá thuê trên thị trường, tránh tình trạng bị hớ giá. Ngoài ra, người thuê cũng cần phải kiểm tra các yếu tố như địa điểm, nội thất, văn phòng cũ hay mới,... để cân đối xem giá cả bên đơn vị cho thuê báo có đáng tiền thuê không.

3. Lựa chọn vị trí văn phòng

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng cực kỳ quan trọng nữa đó là bạn cần xác định được khu vực, vị trí muốn đặt văn phòng. Để tránh làm mất nhiều thời gian khi đi tìm địa điểm, bạn cần nắm được doanh nghiệp mình nên đặt ở đường nào, quận nào và mong muốn tiếp cận với các khu vực nào. Từ đó việc tìm kiếm văn phòng để thuê sẽ được rõ ràng hơn, chi tiết hơn, tránh lan man. Ngoài ra bạn cũng nên cân nhắc với các văn phòng tại khu vực cấm đỗ xe ô tô và thường kẹt xe.

Mô hình văn phòng trọn gói cho thuê

>>>> XEM THÊM: Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói | giá mới nhất

4. Lựa chọn diện tích văn phòng phù hợp mô hình doanh nghiệp

Với một nhân viên trung bình sẽ có diện tích tiêu chuẩn là 4m2/người. Nếu doanh nghiệp của bạn có 10 người thì diện tích cần thuê tối thiểu là 40m2. Bên cạnh đó, để tránh trường hợp số lượng nhân viên tăng lên, bạn cần dự trù thêm cho 3-5 năm. Khi quy mô công ty tăng, sẽ kéo theo chi phí của việc chuyển văn phòng sẽ tăng vì văn phòng cũ sẽ không còn đáp ứng đủ. Chính vì vậy, người thuê cần tính toán việc tăng - giảm nhân sự trong tương lai nếu có ý định thuê văn phòng lâu dài.

Trường hợp bạn là startup hay công ty chi nhánh mới thâm nhập thị trường nên quy mô công ty chưa đủ rộng thì có thể lựa chọn thuê văn phòng ngắn hạn như văn phòng riêng, văn phòng tầng tại các Coworking Space. Điều này sẽ giúp bạn có thể linh hoạt mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô nhân sự mà không tốn kém nhiều chi phí.

5. Các tiện ích kèm theo

Ngoài những vấn đề trên, các tiện ích kèm theo cũng là kinh nghiệm thuê văn phòng mà doanh nghiệp nên quan tâm. Vì những tiện ích đó sẽ một phần quyết định không gian làm việc có thuận tiện cho nhân viên hay không? Nội thất có đủ tiện nghi phục vụ cho công việc và giờ nghỉ ngơi? Chỗ ăn uống và giải trí cho nhân viên như thế nào? Điều này bắt buộc doanh nghiệp cần khảo sát tổng quan khu vực văn phòng cho thuê, đây sẽ là điểm gắn kết giữa doanh nghiệp và người lao động.

Nơi tiếp khách dành cho doanh nghiệp

6. Tìm hiểu về chủ đầu tư, cho thuê văn phòng

Trước khi thuê văn phòng, người thuê nên tìm hiểu về chủ đầu tư cũng như văn phòng mình sẽ thuê. Tránh trường hợp gặp phải những khu vực sắp giải tỏa, có người đã đặt cọc trước đó hoặc chủ đầu tư thật sự là người khác,...người thuê nên tìm hiểu thật kỹ trước khi đặt bút ký.

7. Các lưu ý cần biết về hợp đồng cho thuê

Với những kinh nghiệm thuê văn phòng nêu trên, bạn cần lưu ý thêm các điều sau đây:

• Trong thời gian bạn thuê phòng sẽ có rất nhiều trường hợp khiến người thuê phải ngừng thuê phòng. Vì thế hãy chắc chắn bạn đã đọc kỹ hợp đồng và thoải mái với những chi phí hoặc mức phạt khi bạn phải hủy hợp đồng trước thời hạn.
• Trong hợp đồng cho thuê bạn phải xem kỹ diện tích, cơ sở vật chất,..phải khớp với số liệu và tình trạng thực tế.
• Ngoài ra, những vấn đề liên quan đến nội dung hợp đồng, thủ tục ký, công chứng, giấy tờ pháp lý,.. cũng cần được chuẩn bị trước khi ký.

8. Một số các lưu ý cần biết khác về kinh nghiệm thuê văn phòng

Ngoài những kinh nghiệm thuê văn phòng nêu trên, còn một số những lưu ý khác mà bạn nên nắm rõ trước khi thuê phòng:

• Không vội vàng đặt cọc: Cần rà soát và xem xét hợp đồng trước khi tiến hành đặt cọc, tránh trường hợp vấn đề pháp lý chưa được đảm bảo.
• Tìm được đơn vị hợp tác thiết kế thi công: nếu bạn thuê văn phòng tầng thì việc tìm đơn vị thi công thiết kế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thi công và nhận được những lời tư vấn trong quá trình xây dựng văn phòng.
• Làm rõ vấn đề tỷ giá: Tiền thuê văn phòng đều được quy định là VNĐ để giao dịch. Vì thế người thuê cần làm rõ tỷ giá để không ảnh hưởng đến giá thuê.
• Đánh giá toàn bộ mọi chi phí khi thuê: Phí dịch vụ, tiền điện nước, chi phí ngoài giờ,... là những khoản phát sinh mà doanh nghiệp cũng cần phải liệt kê rõ ràng để tránh phí phát sinh trong quá trình vận hành.

Không gian thư giãn dành cho nhân viên

9. Các loại hình văn phòng cho thuê sẽ bùng nổ sắp tới

Thị trường văn phòng cho thuê đang bùng nổ 3 xu hướng rõ rệt, ảnh hưởng đến từ thị trường bất động sản hiện nay. Đây sẽ là những kinh nghiệm thuê văn phòng quý báu dành cho các doanh nghiệp.

9.1 Văn phòng trọn gói (Serviced Office)

Serviced Office (Văn phòng trọn gói) là loại hình được vận hành bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng có trang thiết bị nội thất sẵn. Văn phòng trọn gói cho phép doanh nghiệp sử dụng mọi dịch vụ đi kèm như: Quầy lễ tân, bàn ghế nội thất, mạng Internet, máy móc thiết bị. Hợp đồng và phí thuê của mô hình này linh hoạt và rẻ hơn so với loại hình tòa nhà truyền thống. Chính vì điều đó, văn phòng trọn gói được ưa chuộng và ngày càng phát triển.

Văn phòng trọn gói. Nguồn: Internet

9.2 Mô hình văn phòng làm việc linh hoạt (Shared Office)

Shared Office phù hợp cho cá nhân hay doanh nghiệp thích làm việc trong không gian chung. Tại đây người thuê có thể thuê địa chỉ mở công ty, sử dụng các không gian riêng và chung để làm việc, dùng các tiện ích có sẵn với chi phí thuê không quá cao.

Văn phòng tiện nghi, hiện đại

Tiết kiệm chi phí chính là ưu điểm của mô hình này. Ngoài ra với những người thuê mới khởi nghiệp thì đây chính là cơ hội mở rộng mạng lưới các mối quan hệ trong tương lai.

9.3 Loại hình văn phòng xanh được ưa chuộng

Hiểu một cách đơn giản, văn phòng xanh là văn phòng được thiết kế với những mảng xanh thiên nhiên như: gió, nước, đá, ánh sáng tự nhiên, cây cối,... và sử dụng các vật liệu tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường. Không gian làm việc “xanh” sẽ tạo ra môi trường không khí tốt giúp sức khỏe nâng cao, đầu óc sáng tạo, nâng cao hiệu quả công việc.

Văn phòng xanh đang được các doanh nghiệp ưa chuộng

Theo kinh nghiệm thuê văn phòng, mô hình này giúp doanh nghiệp phát triển được công việc tốt nhất, tạo thiện cảm cho khách hàng và quan trọng là hạn chế việc sử dụng điện năng. Tuy nhiên chi phí thuê loại văn phòng này hơi cao.